Google Workspace (tidligere Google Apps): dette får du
Google Workspace er Googles pakke med arbeidsverktøy for virksomheter – med Gmail, Google Disk, Dokumenter, Meet og en rekke andre tjenester samlet under ett. Tjenesten har skiftet navn flere ganger opp gjennom årene, noe som skaper en del forvirring. Her går vi gjennom hva den heter i dag, hva som faktisk inngår, hvilke abonnementer som finnes, og hva som skiller den fra en vanlig, gratis Google-konto.
Fra Google Apps til Google Workspace
Først navnehistorikken, siden mange fortsatt bruker de gamle betegnelsene. Tjenesten ble lansert i 2006 under navnet Google Apps for Your Domain, og gjorde det mulig for virksomheter å bruke Googles verktøy med e-post på sitt eget domene.
I 2014 ble navnet endret til Google Apps for Work, i 2016 til G Suite, og i oktober 2020 til Google Workspace. Navneendringen i 2020 gjenspeilte at tjenesten var blitt et samlet arbeidsmiljø, ikke bare en samling enkeltapper.
Hva inngår i Google Workspace?
Kjernen er de kjente Google-appene, men i en versjon tilpasset virksomheter.
Google Workspace – abonnementer
Abonnement Lagring per bruker Kjennetegn Business Starter 30 GB E-post på eget domene, videomøter med opptil 100 deltakere, grunnleggende administrasjon Business Standard 2 TB Opptak av møter, opptil 150 deltakere, elektronisk signering og timebestilling Business Plus 5 TB Opptil 500 deltakere, utvidet sikkerhet, arkivering og eDiscovery via Google Vault Enterprise 5 TB, kan utvides Opptil 1 000 deltakere, avansert sikkerhet og datatapsforebygging. Pris etter avtale Lagringen er felles («pooled») for hele organisasjonen, ikke låst til hver enkelt bruker. Business-abonnementene har en øvre grense på 300 brukere; Enterprise har ingen grense. Innhold og priser endres jevnlig – sjekk gjeldende oversikt hos Google.
Det som skiller Workspace fra en vanlig Google-konto, er ikke først og fremst appene, men det som ligger rundt dem: e-postadresse på virksomhetens eget domene (for eksempel [email protected]), en administrasjonskonsoll der du styrer brukere og tilganger, mer lagringsplass, døgnåpen support og sikkerhets- og personvernvilkår tilpasset næringsliv.
En viktig oppdatering: Google Hangouts, som ofte nevnes i eldre omtaler, er avviklet. Funksjonen er delt mellom Google Chat for meldinger og Google Meet for videomøter.
Abonnementene
Google Workspace finnes i fire hovedvarianter for virksomheter. Forskjellen ligger først og fremst i lagringsplass, møtefunksjoner og sikkerhetskontroller.
Appene i Google Workspace
Gmail E-post, med adresse på virksomhetens eget domene Google Disk Skylagring for filer, delt med kolleger etter behov Dokumenter, Regneark, Presentasjoner Tekstbehandling, regneark og presentasjoner rett i nettleseren Google Meet Videomøter, med opptak på de større abonnementene Google Chat Direktemeldinger og grupperom (erstattet Hangouts) Google Kalender Delte kalendere og møteinnkallinger Skjemaer, Sites, Keep Spørreundersøkelser, enkle nettsteder og notater Gemini KI-assistent som hjelper til med tekst, analyse og møter i appene
Et par detaljer er verdt å merke seg. Lagringen er felles for hele organisasjonen – har dere ti brukere på Business Starter, deler dere 300 GB, ikke 30 GB hver. Og de tre Business-abonnementene har en øvre grense på 300 brukere; over det må man over på Enterprise.
Google tilbød tidligere ubegrenset lagring på enkelte planer. Det er avviklet, og finnes ikke lenger i noen utgave.
Er Google Workspace gratis?
Nei, og dette er en utbredt misforståelse. Selve tjenesten er et betalt abonnement med en pris per bruker per måned.
Det som er gratis, er en vanlig Google-konto: Gmail på @gmail.com, Google Disk med begrenset lagring, og Dokumenter, Regneark og Presentasjoner i nettleseren. For privatpersoner og enkeltpersonforetak holder dette ofte lenge. Det du ikke får, er e-post på eget domene, administrasjonsverktøy, utvidet lagring og support.
Google hadde tidligere en gratis utgave av G Suite for små virksomheter, men den ble avviklet i 2022, og brukerne måtte over på betalte abonnementer eller vanlige Google-kontoer. Ideelle organisasjoner og utdanningsinstitusjoner kan fortsatt kvalifisere til gratis eller rabatterte utgaver.
Gemini og kunstig intelligens
Som hos konkurrentene er KI nå bygget inn i pakken. Gemini er Googles KI-assistent, og fungerer direkte i appene – den kan hjelpe med å skrive og omformulere tekst i Dokumenter og Gmail, analysere data i Regneark, og oppsummere møter i Meet.
Gemini var tidligere et eget tillegg med egen pris, men er nå inkludert i abonnementene. Det er også hovedgrunnen til at prisene har økt de siste årene. Hvor mye du får tilgang til, varierer mellom abonnementene.
Google Workspace eller Microsoft 365?
Dette er valget de fleste virksomheter står i. Begge dekker det samme grunnbehovet – e-post, dokumenter, lagring, møter og samarbeid – og prisnivået er ganske likt.
Grovt sagt er Google Workspace født på nett, med samarbeid i sanntid i nettleseren som utgangspunkt, og oppleves av mange som enklere å administrere. Microsoft 365 har på sin side de mest komplette skrivebordsprogrammene, særlig Excel, og står sterkt i virksomheter med etablerte Windows-miljøer.
I praksis avgjøres valget ofte av hva de ansatte allerede kan, og hva resten av verktøykassen består av. Vi ser på det større bildet i artikkelen om programvare for fjernarbeid.
Personvern og sikkerhetskopi
To ting bør avklares før dere ruller ut noe. Behandler dere personopplysninger i tjenesten – og det gjør de fleste – har virksomheten plikter etter personvernregelverket, blant annet å ha databehandleravtale på plass og oversikt over hvor dataene lagres. Det er de samme vurderingene som gjelder for andre Google-tjenester, som vi er inne på i artikkelen om Google Analytics.
Husk også at skylagring ikke er det samme som sikkerhetskopi. Sletter noen en fil, eller blir en konto kompromittert, forsvinner innholdet alle steder. Ha derfor en egen sikkerhetskopi i tillegg, og slå på tofaktorautentisering for alle brukere.
Ofte stilte spørsmål (FAQ)
Hva heter Google Apps for Work i dag?
Tjenesten heter Google Workspace. Den het Google Apps for Your Domain fra 2006, Google Apps for Work fra 2014, G Suite fra 2016 og Google Workspace fra oktober 2020.
Er Google Workspace gratis?
Nei, det er et betalt abonnement med pris per bruker. En vanlig Google-konto med Gmail, Disk og Dokumenter er gratis, men uten e-post på eget domene, administrasjonsverktøy og utvidet lagring.
Hvor mye lagringsplass får man?
Business Starter gir 30 GB per bruker, Standard 2 TB og Plus 5 TB. Lagringen er felles for hele organisasjonen, ikke låst til hver enkelt bruker.
Finnes Google Hangouts fortsatt?
Nei. Hangouts er avviklet, og funksjonene er videreført i Google Chat for meldinger og Google Meet for videomøter.
Hva er forskjellen på Google Workspace og Microsoft 365?
Begge dekker e-post, dokumenter, lagring og møter. Workspace er bygget for nettleseren og samarbeid i sanntid, mens Microsoft 365 har de mest komplette skrivebordsprogrammene.
Hvor mange brukere kan man ha?
Business-abonnementene har en grense på 300 brukere. Enterprise-abonnementene har ingen øvre grense.
